Cambiar de contador o de firma contable es una decisión normal en la vida de una empresa: el contador se jubila, se muda, cambia de enfoque, o simplemente la empresa creció y necesita otro nivel de servicio. Lo que no debería ser normal es que ese cambio se convierta en un trauma: información que no aparece, meses que quedan sin responsable y declaraciones presentadas a ciegas.
Esta guía explica cómo hacer un empalme ordenado, qué pedir exactamente y cuáles son tus derechos. La escribimos porque es una de las preguntas que más nos hacen las empresas que llegan a Numbi.
Primero: la contabilidad es tuya
El principio que ordena todo lo demás: la contabilidad, los libros, los soportes y los accesos son de la empresa, no del profesional que la lleva. El contador presta un servicio profesional sobre información que te pertenece. Cuando termina la relación, esa información debe volver a ti completa.
Esto también significa que el cuidado es de doble vía: así como el contador saliente debe entregar, la empresa debe estar a paz y salvo con sus honorarios. Un empalme limpio es más fácil cuando ambas partes cierran bien.
El checklist del empalme: qué pedir
Esto es lo que el contador o la firma saliente debería entregarte (o entregarle directamente a quien llega):
Contabilidad
- Libros contables / auxiliares al último cierre (en el software o exportados).
- Balance de prueba a la fecha de corte, idealmente por terceros.
- Estados financieros del último cierre, con sus notas si existen.
- Conciliaciones bancarias del último periodo cerrado.
Impuestos
- Declaraciones presentadas de los últimos periodos (renta, IVA, retención en la fuente, ICA) con sus acuses de la DIAN.
- Información exógena presentada más reciente.
- Detalle de saldos a favor, anticipos o acuerdos de pago vigentes.
Nómina
- Liquidaciones de nómina y planillas de seguridad social recientes.
- Estado de las afiliaciones (EPS, ARL, caja de compensación) y de la nómina electrónica.
Accesos (los grandes olvidados)
- Usuario del portal de la DIAN: verificar que el correo registrado en el RUT sea de la empresa, no del contador.
- Accesos al software contable y de facturación (Siigo, Alegra o el que uses): la licencia y los datos deben quedar bajo control de la empresa.
- Firma electrónica vigente y quién la custodia.
Un consejo que sale de cientos de conversaciones con empresas: verifica los acuses de presentación directamente en el portal de la DIAN, no solo en los PDF que te compartan. Es la forma de confirmar tu estado real con la fuente oficial.
El corte: cómo coordinar los tiempos
La regla de oro es que ningún mes quede sin responsable. Lo más limpio:
- Define una fecha de corte que coincida con un cierre mensual (fin de mes).
- El contador saliente cierra hasta esa fecha y entrega el paquete del checklist.
- Quien llega valida los saldos iniciales contra el balance de prueba y las conciliaciones — este es el paso técnico crítico del empalme: si los saldos de arranque están mal, todo lo que sigue hereda el error.
- Los impuestos del periodo de transición se asignan explícitamente: quién presenta qué, por escrito.
¿Cuánto tarda? Un empalme con información completa se resuelve en días. Si hay información incompleta o periodos sin cerrar, el proceso se convierte en una puesta al día o reconstrucción — que también tiene solución, pero es un proyecto distinto.
¿Y si la información no aparece?
Pasa más de lo que debería, y no siempre por mala fe: discos duros que mueren, softwares de escritorio sin respaldo, relaciones que terminaron mal. Lo importante es saber que casi todo se puede recuperar de fuentes externas:
- La facturación electrónica emitida y recibida está en la DIAN.
- Los extractos están en tu banco.
- Las declaraciones presentadas quedan en el portal de la DIAN.
- Las planillas de seguridad social quedan en el operador de planilla.
Con esas cuatro fuentes se reconstruye la columna vertebral de cualquier contabilidad. Y si necesitas la información que tiene el profesional saliente, solicítala formalmente y por escrito: es tu derecho como titular de la información.
Señales de que el nuevo servicio va a funcionar
Ya que estás cambiando, asegúrate de que sea un cambio hacia arriba. Lo que deberías exigirle a quien llegue:
- Empalme documentado: que valide saldos iniciales y te lo muestre, no que "arranque de cero".
- Estados financieros mensuales con fecha de entrega pactada — la falta de visibilidad mensual es la queja número uno de las empresas que cambian de servicio contable.
- Canales de respuesta claros y tiempos de respuesta definidos.
- Tus datos en tu propio software, con licencia a tu nombre.
- Precio y alcance por escrito: qué incluye, qué no, y cómo se ajusta si tu operación crece.
En qué mirar al elegir la contabilidad de tu pyme desarrollamos estos criterios a fondo.
En Numbi hacemos el empalme completo por ti: recibimos la información, validamos que los saldos cuadren y coordinamos la transición entre cierres para que ningún mes quede sin responsable. Trabajamos sobre tu propio Siigo o Alegra y te entregamos estados financieros cada mes. Si estás evaluando tercerizar tu contabilidad, el empalme va incluido en el arranque.
