Cada año las empresas en Colombia deben cumplir varias obligaciones societarias, contables y comerciales. Tenerlas identificadas evita sanciones, costos adicionales y trámites de última hora.
Estas son algunas fechas y tareas que conviene revisar en el calendario empresarial.
Renovación de matrícula mercantil
La matrícula mercantil debe renovarse ante la Cámara de Comercio correspondiente. En general, este trámite se realiza a más tardar el 31 de marzo de cada año.
Para renovarla, la empresa debe tener clara información como activos, pasivos, patrimonio, actividad económica, datos de contacto y composición empresarial.
Antes de hacer el trámite, revisa que los estados financieros del año anterior estén cerrados y que la información contable esté alineada con lo que se reportará.
Asamblea ordinaria o reunión de socios
Las sociedades suelen realizar su reunión ordinaria dentro de los tres primeros meses del año, salvo reglas especiales de estatutos o tipo societario.
En esta reunión normalmente se revisan y aprueban:
- Estados financieros.
- Informe de gestión, si aplica.
- Distribución de utilidades o tratamiento de pérdidas.
- Nombramientos o cambios administrativos.
- Decisiones relevantes para el nuevo año.
Dejar actas claras ayuda a demostrar que las decisiones fueron tomadas correctamente.
Estados financieros y soportes
Los estados financieros deben estar preparados con base en la información contable del cierre anterior. Esto implica tener conciliaciones, cartera, proveedores, impuestos, nómina y soportes revisados.
Si la empresa debe depositar estados financieros o reportar información a una entidad de vigilancia, revisa fechas y requisitos con anticipación.
Obligaciones tributarias
Además de las obligaciones societarias, cada empresa debe revisar su calendario tributario. Las fechas dependen de responsabilidades en el RUT, NIT, tipo de impuesto y últimos dígitos.
Incluye en tu calendario:
- IVA.
- Retención en la fuente.
- Renta.
- Información exógena, si aplica.
- ICA y obligaciones municipales.
- Nómina electrónica y seguridad social.
Cómo organizar el calendario
Una buena práctica es construir un calendario anual con responsables, fechas límite y estado de avance. No basta con saber la fecha: alguien debe preparar la información, revisarla y dejar evidencia del cumplimiento.
Cierre
Estar al día no depende de recordar una fecha aislada. Depende de tener una rutina contable y administrativa ordenada. Si tu empresa cierra bien cada mes, las obligaciones anuales serán mucho más fáciles de cumplir.
